الإبلاغ عن الممارسات المخالفة
غرض ونطاق السياسة:
1.الالتزامات:
1.1 تمهيد الشركة بالآتي:
- 1.1.1 عدم الإفصاح عن هوية المبلغ لأية جهة لا يحق لها معرفة هوية المبلغ، وكذا حمايته من أي ممارسات قد تنشأ ضده جراء الإبلاغ.
- 1.1.2 معاملة كافة البلاغات بسرية تامة وأن يكون الوصول إليها على أساس ضرورة الاطلاع لإنجاز العمل حتى بين الأشخاص المصرح لهم بالوصول إليها.
- 1.1.3 الحفاظ على سرية بيانات ومعلومات الأشخاص الذين قد تتضمنهم أعمال التحقيقات (بما في ذلك المبلغ) لأقصى درجة ممكنة وذلك لتجنب الفقد وحماية أدلة التحقيقات ومنع أي تدخل أو ضغط على الشهود وذلك لضمان عدالة وسرية التحقيقات.
1.2 يتعهد الشخص المبلغ بالآتي:
- 1.2.1 تحري المصداقية في الإبلاغ قدر المستطاع وذلك بتجنب الإشاعات والمزاعم غير المستندة على أساس حقيقي، والإبلاغ متى توفر لديه معطيات اشتباه حقيقية ومعقولة.
- 1.2.2 تجنب البلاغات الكيدية لغرض تشويه سمعة الآخرين أو الانتقام أو الوشاية أو زعزعة الثقة في الشركة أو منسوبيها أو أصحاب المصالح.
- 1.2.3 بذل العناية اللازمة بتحري الدقة في الإبلاغ وإيضاح كافة التفاصيل ذات العلاقة بالبلاغ قدر المستطاع التي من شأنها الإرشاد إلى حالة المخالفة وإرفاق كل ما من شأنه إعطاء تفاصيل وأدلة عن المخالفة ما أمكن.
- 1.2.4 سرعة الإبلاغ عن المخالفة في أقرب فرصة ممكنة.
- 1.2.5 السرية التامة للبلاغ لتحقيق المصالحة العامة للشركة.
- 1.2.6 تحمل مسؤولية الادعاءات الكيدية إذا ثبت الغرض تشويه سمعة أو إلحاق الضرر بالشركة أو أحد منسوبيها أو أصحاب المصالح.
- 1.2.7 عدم مناقشة أي موضوع يتعلق بالبلاغات مع أي أطراف أخرى، وفي حال حدث ذلك ولو عرضياً يتوجب عليه الإبلاغ عن ذلك بشكل فوري عبر قنوات الإبلاغ المعتمدة.
2. إجراء الإبلاغ عن المخالفات:
2.1 يجب على الشركة ومنسوبيها وأصحاب المصالح بالإبلاغ عما قد يرشدها إلى تصحيح الخطأ أو الإجراء أو الكشف عن المخالفات أو تعزيز القيم، والإبلاغ قد يكون عن أياً من الحالات الآتية:
- 2.1.1 الفساد المالي والإداري، والمتمثل في أي استغلال غير مشروع للموارد المالية وغير المادية أو التنظيم الإداري في الشركة.
- 2.1.2 مخالفة الأنظمة واللوائح والتعليمات والسياسات واجبة الاتباع وفقاً لنطاق عمل الشركة.
- 2.1.3 مخالفات تتعلق بالبيئة والسلامة في النطاق المكاني للعمل، والتي تشمل أي سلوك سلبي من شأنه إلحاق الضرر بالبيئة أو مكان العمل أو تهديد سلامة أي إنسان.
- 2.1.4 التصرفات غير الأخلاقية للنظام العام والآداب الإسلامية والعادات والتقاليد القويمة.
- 2.1.5 سوء استخدام الموارد وممتلكات الشركة أو أصولها وما في حكم ذلك.
- 2.1.6 إساءة استخدام السلطة والصلاحية أو اتخاذ قرار في غير مصالح الشركة.
- 2.1.7 تمرير عمليات غير نظامية لأعمال الشركة أو التحايل على الأنظمة أو التستر على أخطاء نظامية.
- 2.1.8 عدم وجود تضارب في المصالح في أي من الأعمال أو العقود التي تقوم بها الشركة ولم يتم الإفصاح عنها بشكل نظامي.
- 2.1.9 الحصول على منافع غير مستحقة.
- 2.1.10 الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير نظامية.
- 2.1.11 الإخفاء بسوء النية أو الإبلاغ المضلل أو إخفاء الوثائق الرسمية أو التستر عن التقارير المالية الاحتيالية.
- 2.1.12 الأعمال الجسيمة التي قد يترتب عليها الإضرار بالشركة.
- 2.1.13 التستر على أي من المخالفات الواردة أعلاه وما في حكم ذلك.
2.2 يقوم موظف الشؤون القانونية عند وروده بلاغاً عن مخالفة بما يلي:
- استقبال البلاغات عن طريق البريد الإلكتروني الذي تم تسجيله في نموذج إبلاغ عن مخالفة على البريد الإلكتروني (whistleblowing@alromansiah.com).
- إعداد المبلغ عن استلام بلاغه، وفي نهاية التحقيق يتم الإبلاغ عما تم التوصل إليه من قرار إن أمكن ذلك.
- التقييم المبدئي للبلاغ ثم تحديد المخالفة ودراستها وتحليلها والتعامل معها بالجدية اللازمة مهما كانت طبيعة هذه المخالفة أو حجم تأثيرها وأهميتها وفق ما يراه مناسباً لمصلحة الشركة.
- إحالة البلاغات إلى الجهات المختصة للتحقيق من صحة البلاغ سواء داخل الشركة أو خارجها حسب نوع البلاغ.
- إعداد تقرير عن البلاغات وعرضه على اللجنة للمناقشة واتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة.
- اتخاذ الإجراءات اللازمة للمخالفة في حال ثبوتها والمعتمدة من اللجنة مع مراعاة مصلحة منسوبي الشركة وأصحاب المصالح.
- تقوم الشركة بالتعامل مع البلاغات الواردة بموجب تعليمات داخلية تقرها اللجنة تضمن معالجة موضوعية وإنصافيه وترسم خطة إجراءات تصحيحية وأن يتم تصنيف البلاغ حسب نوع المعالجة لكل بلاغ بما يتناسب مع الهيكل الإداري للشركة.
2.9 يقوم موظف الشؤون القانونية بتوثيق جميع المخالفات والإجراءات المتخذة في نموذج إبلاغ عن المخالفات.
2.10 يقوم موظف الشؤون القانونية برفع المخالفات التي تم استقبالها والإجراءات التي تمت حيالها ونتائج ذلك إلى إدارة الشركة أو عضو مستقل في لجنة المراجعة أو مجلس الإدارة حسبما تتطلبه الظروف، ويمكن اتخاذ الإجراءات اللازمة لإخطار الجهات المختصة.
2.11 إذا قام مبلغ بتقديم بلاغ بحسن نية، ولم يتم العثور من خلال التحقيق على ما يدعم الادعاء، فلا يتم اتخاذ أي إجراء ضد الشخص المبلغ، ويتعين على المبلغ تحري الدقة عند تقديم البلاغ ويجب اتخاذ إجراءات تأديبية ضد أي فرد يقدم بلاغاً لغرض كيدي، لاسيما في حالة الإصرار على ذلك.
2.12 لا تعد هذه السياسة بديلة لأحكام النظام واللوائح التنفيذية، وعند أي تعارض بينها أو أي فقرة أو مادة فيها وبين النظام فإن أحكام النظام تسود وتبقى الفقرات أو المواد الأخرى قيد التطبيق.
3. أحكام ختامية:
3.1 تُعتمد هذه السياسة بموجب قرار من مجلس الإدارة، وتُسري اعتباراً من تاريخ موافقة مجلس الإدارة عليها.
3.2 تُراقب لجنة المراجعة عملية تنفيذ هذه السياسة وتقوم بمراجعة أحكامها بشكل دوري وتوصي مجلس الإدارة بإدخال أي تعديلات عليها.
3.3 تُعتمد أي تعديلات تطرأ على هذه السياسة بالطريقة نفسها التي اعتمدت بها.
